RPA-Entwicklung – Abschied von der manuellen Plackerei?

Obwohl die Technologie selbst nicht neu ist, wird in den letzten Jahren zunehmend über robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) gesprochen. Aber was genau ist RPA-Entwicklung und warum ist es so wichtig? Schauen wir uns das genauer an!

Über RPA im Allgemeinen

RPA ist eine Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, die virtuelle Software-Roboter, auch Bots genannt, einsetzt, um manuelle, sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben auszuführen.

Ein Software-Bot ist ein Computerprogramm, das für die Ausführung bestimmter Operationen entwickelt wurde. Sie können einfache oder komplexe Aufgaben ausführen – fortschrittlichere Bots können sogar Arbeit oder Benutzerverhalten simulieren. Die Bedeutung von RPA zeigt sich daran, dass der Markt jährlich zweistellig wächst und zu den am schnellsten wachsenden Segmenten im globalen Unternehmenssoftwaremarkt gehört.

Zunächst, in welchen Bereichen kann RPA-Entwicklung helfen?

RPA-Technologie kann verschiedene Aufgaben automatisieren, darunter:

• Manuelle und sich wiederholende Aufgaben: wie das Sammeln von Daten aus mehreren Quellen (z. B. Websites oder Excel) und deren Nutzung zur Erstellung neuer Inhalte.
• Aufgaben mit hohem Volumen: Schritte, die periodisch durchgeführt werden müssen, wie Datenmigrationen und Genehmigungs-Workflows.
• Aufgaben, die mehrere Systeme betreffen: Zugriff auf verschiedene Anwendungen, wie Webanwendungen, RPA-Lösungen, externe Software und andere.

Zumindest die ersten beiden dieser Aufgaben können gemeinhin als „manuelle Plackerei“ oder intellektuelle Hilfsarbeit bezeichnet werden.

Was sind die Hauptmerkmale von RPA?

• Einfache Integration: RPA-Tools können problemlos in bestehende Systeme integriert werden, ohne dass erheblicher Entwicklungsaufwand erforderlich ist.
• Skalierbarkeit: RPA-Lösungen sind leicht skalierbar und können parallel zum Unternehmenswachstum erweitert werden.
• Schnelle Amortisation: Die Implementierung automatisierter Prozesse kann aufgrund signifikanter Zeit- und Kosteneinsparungen eine schnelle Amortisation erzielen.
• Kontinuierlicher Betrieb: RPA-Tools arbeiten rund um die Uhr, was die Produktivität und Verfügbarkeit erhöht.

Aber welche Vorteile bietet die Verwendung von RPA-Tools?

• Effizienzsteigerung: Die Automatisierung sich wiederholender manueller Prozesse kann für viele Unternehmen erhebliche Zeitersparnis und Effizienzsteigerung bedeuten.
• Kostenreduzierung: Die Implementierung von RPA ermöglicht es Unternehmen, die Arbeitskosten zu senken.
• Weniger Fehler: Durch die Beseitigung menschlicher Fehler werden Prozesse genauer und zuverlässiger.
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter können sich auf Aufgaben konzentrieren, die tatsächliche geistige Anstrengung erfordern, anstatt „manuelle Plackerei“.
• Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit: Automatisierte Prozesse ermöglichen es Unternehmen, schneller auf Marktveränderungen zu reagieren und sich dadurch einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Vergleich der wichtigsten RPA-Tools

Schauen wir uns die wichtigsten RPA-Tools auf dem heutigen Markt an und wie sie sich voneinander unterscheiden.

Der größte Vorteil von Microsoft Power Automate ist die Benutzerfreundlichkeit (keine Programmierkenntnisse erforderlich) und die einfache Integration mit anderen Microsoft-Produkten. Allerdings ist der Hauptvorteil auch die Einschränkung: begrenzte Funktionalität kann problematisch sein, wenn komplexe Prozesse automatisiert werden müssen.

Automation Anywhere ist äußerst flexibel, enthält leistungsstarke Analysetools, ist skalierbar und sicher. Allerdings gehen die fortschrittlicheren Funktionen mit höheren Kosten und einer komplizierteren Implementierung einher.

Ähnlich wie Automation Anywhere bietet UIPath umfangreiche Funktionalitäten und eine intuitive Benutzeroberfläche, wobei die starke Community-Unterstützung für weniger erfahrene Benutzer ein großer Vorteil ist. Allerdings kann die Implementierung mühsam sein und die Lizenzkosten sind höher.

RPA und DSS Consulting

Bei DSS Consulting arbeiten wir mit den beliebtesten RPA-Tools: UIPath, Automation Anywhere, Microsoft Power Automate, BluePrism. Hier sind zwei Beispiele, wie wir unseren Kunden mit RPA geholfen haben.

Bearbeitung eingehender Rechnungen

Bei unserem industriellen Fertigungskunden bedeutete die Bearbeitung eingehender Rechnungen viel manuelle Arbeit für die Mitarbeiter in diesem Bereich. Ein Mitarbeiter verbrachte sechs Stunden täglich mit dieser nicht sehr motivierenden Aufgabe, und die Möglichkeit von Fehlern aufgrund des menschlichen Faktors konnte nicht ausgeschlossen werden. Wir automatisierten diesen Prozess mit Microsoft Power Automate und Automation Anywhere, wobei RPA die folgenden Aufgaben übernimmt:

• Extrahiert wesentliche Informationen aus eingehenden Rechnungen (in der Regel Anhänge) die per E-Mail eingehen (z. B. Name des Lieferanten, Adresse, andere Kennungen, Rechnungsdatum, Betreff, Betrag, Mehrwertsteuergehalt usw.).
• Lädt diese Informationen in strukturierter Form in das ERP-System hoch.
• Sendet nach jeder 50. verarbeiteten Rechnung eine automatische Benachrichtigung an den Operator.
• Zudem kann es mit seiner automatischen Fehlerkorrekturfunktion sogar kleinere Fehler (z. B. Tippfehler im Firmennamen, Adresse, Kennung) beseitigen.

Dank des automatisierten Prozesses dauert die Bearbeitung eingehender Rechnungen nun 30 Minuten statt sechs Stunden täglich, was die Möglichkeit von Fehlern praktisch ausschließt und zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führt.

Software-Tests

Bei unserem großen Bankkunden entwickelten wir zwei komplexe Systeme, die miteinander und mit anderen Systemen integriert sind und die 4–8-mal im Jahr bedeutende Updates erhalten. Vor jeder Veröffentlichung führen wir Regressionstests durch – für diese beiden Systeme bedeutet das insgesamt mehr als 400 Regressionstestfälle. Das manuelle Ausführen dieser Tests dauert durchschnittlich 15 Minuten pro Fall – das Durchführen aller Testfälle dauert 80-100 Arbeitsstunden, d. h. 2-2,5 Wochen Arbeit für einen Tester. Bei acht Software-Updates im Jahr sind das 16-20 Wochen, was einen erheblichen Arbeitsaufwand und Kosten bedeutet und die Inbetriebnahme der Entwicklungen verzögert.

Mit UIPath können wir diese Tests jedoch erfolgreich automatisieren, sodass sie über Nacht mit minimalem Arbeitsaufwand durchgeführt werden können. Eventuelle auftretende Fehler können schnell behoben werden, und eine fehlerfreiere Entwicklung gelangt zum UAT (Benutzer-) Test. Dies führt zu erheblichen Einsparungen bei den Testkosten für unseren Kunden.

Wie wir oben gesehen haben, bietet RPA eine gute Lösung für die Automatisierung sich wiederholender, manueller Arbeitsabläufe, die sowohl den Zeitaufwand als auch die Kosten wesentlich reduzieren. Vielleicht konnten wir auch überzeugend darlegen, dass DSS über das Wissen und die Erfahrung in diesem Bereich verfügt.

Wenn Ihr Unternehmen seine Prozesse automatisieren möchte, besprechen wir das bei einer guten Tasse Kaffee?