Bei einem Fahrzeughersteller haben wir die Bearbeitung eingehender Rechnungen mithilfe von RPA automatisiert und so den manuellen Arbeitsaufwand sowie das Fehlerrisiko reduziert.
Sektor
Dienstleistung & Technologie
Die Herausforderung
Unser Kunde ist ein multinationales Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland, das Bremssysteme und andere Komponenten für Schienen- und Nutzfahrzeuge herstellt.
Das Unternehmen erhält täglich bis zu mehrere hundert Rechnungen von seinen Lieferanten. Diese Rechnungen gehen in der Regel per E-Mail ein, meist als PDF-Anhänge. Die Rechnungsbearbeitung wurde von einem einzigen Mitarbeiter durchgeführt, der täglich sechs Stunden damit verbrachte, Rechnungen zu archivieren und in das ERP-System hochzuladen. Neben diesem erheblichen Zeitaufwand barg der Prozess auch das Risiko menschlicher Fehler (z. B. Tippfehler) – weshalb der Bedarf entstand, die Rechnungsbearbeitung zu automatisieren.
Die Lösung
Zur Umsetzung des Projekts setzte DSS Consulting die RPA-Tools Microsoft Power Automate und Automation Anywhere ein. Die fertige, automatisierte Lösung führt folgende Aufgaben aus:
- extrahiert relevante Informationen (z. B. Name des Lieferanten, Adresse, sonstige Identifikationsmerkmale, Rechnungsnummer, Datum, Betreff, Betrag, Mehrwertsteuerbetrag usw.) aus per E-Mail eingegangenen Rechnungen
- lädt diese Informationen in einem strukturierten Format in das ERP-System hoch
- sendet nach jeweils 50 verarbeiteten Rechnungen eine automatische Benachrichtigung an den Sachbearbeiter
- darüber hinaus ermöglicht die automatische Fehlerkorrekturfunktion die Korrektur kleinerer Fehler (z. B. Tippfehler im Firmennamen, in der Adresse oder in der ID)
Technologie
Microsoft Power Automate, Automation Anywhere
Die Ergebnisse
Dank des automatisierten Prozesses dauert die Bearbeitung eingehender Rechnungen nun nur noch 30 Minuten statt 6 Stunden pro Tag (was einer Zeitersparnis von mehr als 90 % entspricht), und das Risiko menschlicher Fehler wurde praktisch ausgeschlossen.
Der Kunde beauftragte uns daraufhin mit weiteren Aufgaben im Bereich der Geschäftsautomatisierung:
- Automatisierung der IT-Systeme zur Unterstützung der Fertigung
- technologische Erneuerung bereits automatisierter Prozesse (Migration zu UIPath, Weiterentwicklung)
