Egy járműipari ügyfelünknél az RPA segítségével automatizáltuk a bejövő számlák kezelését, csökkentve a manuális munkát és a hibalehetőségeket.
Szektor
Szolgáltatás & technológia
A kihívás
Ügyfelünk egy németországi központú, vasúti és haszongépjárművek fékrendszereit és egyéb alkatrészeit gyártó multinacionális vállalat.
A cég naponta akár többszáz számlát kap beszállítóitól. Ezek a számlák jellemzően emailen, legtöbbször PDF formátumú csatolmányként érkeznek. A bejövő számlák kezelést egy munkatárs végezte, aki napi hatórányi időt töltött a számlák iktatásával és az ERP-rendszerbe való feltöltésével. Ez a komoly munkaidő-ráfordítás mellett az emberi hibák (pl. elütések) kockázatát is magában hordozta – így merült fel az igény a számlakezelés automatizálására,
A megoldás
A feladat elvégzéséhez a DSS Consulting a Microsoft Power Automate és az Automation Anywhere RPA eszközöket használta. A kész, automatizált megoldás az alábbi feladatokat végzi el:
- kivonja a lényeges információkat (pl. szállító neve, címe, egyéb azonosítók, számla száma, dátuma, tárgya, összege, áfatartalom stb.) az e-mailben érkező számlákból
- strukturált formában feltölti ezeket az információkat az ERP-rendszerbe
- minden 50 feldolgozott számla után automatikus értesítést küld az operátornak
- továbbá, automatikus hibajavító funkciója lehetővé teszi a kisebb hibák (pl. a cégnév, cím, azonosító elírása) javítását is
Technológia
Microsoft Power Automate, Automation Anywhere
Az eredmény
Az automatizált folyamatnak köszönhetően a bejövő számlák feldolgozása napi 6 óra helyett mindössze 30 percet vesz igénybe (ez több mint 90%-os időmegtakarítást jelent), emellett az emberi hibák lehetősége is gyakorlatilag megszűnt.
Az ügyfél ezután további üzleti automatizációs feladatokkal is megbízott minket:
- a gyártást támogató informatikai rendszerek automatizálása
- a már automatizált folyamatok technológiai megújítása (UIPath-ra történő migrációja, továbbfejlesztése)
