8 jel, amely arra utal, hogy kapacitástervező és munkaidő-nyilvántartó szoftverre van szüksége
Elveszett a műszaktervezésben? Nem biztos abban, hogy a kollégái közül ki van éppen szabadságon és hogy van-e elég megfelelően képzett munkatárs a gyártósoron? Több különböző rendszerből kell kikeresgélnie az adatokat? Ha bármelyik kérdésre igen a válasz, akkor úgy tűnik, szüksége van egy kapacitástervező és munkaidő-nyilvántartó szoftverre. Ebben a Bosch Rexroth Kft.-vel együttműködésben készült blogposztban bemutatjuk, milyen jelekre kell figyelnie és mit tehet azért, hogy digitalizálja és optimalizálja a munkaerő-tervezést.
Mi az a kapacitástervező és munkaidő-nyilvántartó szoftver?
Egy olyan digitális platform, amely feladata az emberi erőforrások átlátható és egy helyen történő kezelése. Összekapcsolja a munkaerő-menedzsment különböző területeit, mint például a műszaktervezés, a kompetenciamenedzsment és a jelenléti idő nyilvántartása. A szoftver időt spórol meg azáltal, hogy automatizálja a feladatokat, amelyeket korábban manuálisan végeztek el, és egyszerűvé teszi a jelentések elkészítését is. Segít növelni a munkahelyi produktivitást és az alkalmazottak elégedettségét, illetve megtartását.
Egy ilyen, kimondottan ipari felhasználásra tervezett megoldás a DSS Consulting és a Bosch Rexroth által közösen fejlesztett DSS StaffManager.
Miből látható, hogy szüksége lehet egy munkaerőmenedzsment szoftverre?
Amint a manuális HR-folyamatok több időt és pénzt emésztenek fel, mint amennyit egy szoftverrel megtakarítana, ideje áttérni egy digitális megoldásra. Milyen jelei lehetnek ennek?
1. Túlterhelt kollégák
Probléma:
A munkaerő manuális tervezése rengeteg felelősséget és feladatot ró az ezért a területért felelős kollégákra, amivel gyakran nehéz megbirkózni. Ez nem csak a HR-osztály, hanem a műszakvezetők és a gyártósoron dolgozók számára is stresszes, csökkenti a produktivitást és a munkamorálnak sem tesz jót.
Megoldás:
A StaffManagerrel idő takarítható meg, csökkenthető az alkalmazottak terhelése és növelhető a produktivitás.
2. Manuálisan készített jelentések
Probléma:
Ha még mindig manuálisan gyűjtik a munkaerő-felhasználással kapcsolatos adatokat a különféle jelentésekhez, időt és energiát pazarolnak.
Megoldás:
A StaffManager segítségével automatizálható az adatgyűjtés, így a csapat több időt szánhat más feladatokra. A StaffManager által generált adatokból a Microsoft Power BI segítségével könnyen generálhatók az igény szerinti jelentések.
3. A munkavállalók kompetenciái átláthatatlanok és emiatt nehézkes a műszaktervezés
Probléma:
Az ipari vállalatok gyakran szembesülnek azzal, hogy biztosítaniuk kell a megfelelő kompetenciával rendelkező munkatársakat a különböző feladatokra. A szükséges kompetenciák hiánya, a képesítések lejárata vagy a szakmai képzések elmaradása komoly akadályokat jelenthet a munkafolyamatokban, és befolyásolhatja a termelékenységet és a minőséget. A kompetenciák manuális nyomon követése pedig nemcsak időigényes, hanem hibaérzékeny is, és nem biztosít naprakész információkat.
Megoldás:
A StaffManager kompetencia-alapú erőforrás-tervezési funkciója lehetővé teszi, hogy a vállalatok előre rögzítsék a dolgozók kompetenciáit, így biztosítva, hogy minden feladatot megfelelő képesítéssel és tudással rendelkező munkatárs végezzen. A rendszer kezeli a kompetencia-csoportokat is, lehetővé téve az egységes és halmazonkénti menedzselést.
A műszaktervezés és a bejelentkezés során a StaffManager ellenőrzi a dolgozók kompetenciáit, figyelembe véve a képesítések lejáratát és figyelmeztet a szükséges szakmai képzések esedékességére. Emellett az időzíthető, automatikus képesítésiszint-csökkentés funkció segíti a kompetenciák követhetőségét, biztosítva, hogy a vállalat mindig tisztában legyen a munkatársak aktuális képesítési szintjével.
4. Elkerülhető emberi hibák
Probléma:
Az adatok manuális gyűjtése és frissítése elkerülhetetlenül olyan hibákhoz vezet, mint az adatok duplikálása vagy pontatlansága, amelyek például a hó végi költségallokációban okozhatnak problémákat.
Megoldás:
A StaffManager (kártyarendszerhez integrálva) automatikusan rögzíti a munkaidő-adatokat, így kiküszöbölhetők a manuális adatfelvételből adódó hibák és pontatlanságok.
5. Integrációs és jogosultsági nehézségek
Probléma:
Az ipari vállalatok HR-vezetői és -szakértői gyakran szembesülnek integrációs kihívásokkal, amikor próbálják összehangolni az emberi erőforrások kezelését a vállalat többi területével. E probléma akkor válik különösen égetővé, amikor a különböző rendszerek közötti adatáramlás akadozik, vagy ha a felhasználói jogosultságok kezelése nem elég átlátható és pontos. Az integrációs nehézségek zavarokat okozhatnak a jelentéskészítésben és adatkezelésben, míg a jogosultságokkal kapcsolatos zavarok biztonsági kockázatot jelenthetnek, és akadályozhatják a munka zökkenőmentes elvégzését.
Megoldás:
A StaffManager egyedülálló megközelítést kínál az integrációs és jogosultsági kihívások kezelésére. Az aktív és passzív integrációs lehetőségekkel a szoftver zökkenőmentesen kapcsolódik a meglévő vállalatirányítási rendszerekhez, biztosítva az adatok sima áramlását és az információk pontos kezelését. Az Active Directory autentikációnak és a részletesen konfigurálható jogosultságoknak köszönhetően egyértelművé válnak a felhasználók közötti feladatkörök, így növelve az adatbiztonságot és támogatva a hatékony munkafolyamatokat.
6. Egy minőségi audit komoly kihívást jelent
Probléma:
Az ipari vállalatok, különösen azok, amelyek ISO 9001, IATF 16949 és egyéb minőségirányítási rendszerek szerint működnek, szigorú auditálási követelményeknek vannak alávetve. A minőségi auditok sikeres teljesítése kulcsfontosságú a szabványoknak való megfelelés, az ügyfelek elégedettségének fenntartása és a piacon való versenyképesség biztosítása szempontjából. A kihívás abban rejlik, hogy az auditok során szükséges az adatok pontos, átfogó és visszakövethető dokumentálása, ami akár évekkel ezelőtti tevékenységekre is vonatkozhat. A manuális nyilvántartások és az adatkezelési rendszerek hiányosságai miatt gyakran nehézségekbe ütköznek a vállalatok, amikor az auditokon igyekeznek bizonyítani a minőségirányítási folyamatok folyamatos betartását.
Megoldás:
A StaffManager kifejezetten úgy lett kialakítva, hogy támogassa az ipari vállalatokat a minőségi auditokon való megfelelésben, beleértve az ISO 9001, IATF 16949 és egyéb szabványokat. A rendszer visszakövethetőségi funkciója lehetővé teszi, hogy a vállalatok pontosan dokumentálják és archiválják a munkaerővel, munkaidővel, projektmenedzsmenttel és egyéb releváns tevékenységekkel kapcsolatos összes adatot. Ez az adatok évekkel későbbi visszakeresését és elemzését is lehetővé teszi, így megkönnyítve a minőségi auditokra való felkészülést és azok sikeres teljesítését.
7. A személyes adatok védelme nem megfelelő
Probléma:
A manuális vagy Excel-alapú munkaidőnyilvántartás egyik komoly hátránya, hogy nem biztosított a személyes adatok megfelelő kezelése, akár mindenki ráláthat mindenféle adatra, ami a GDPR-megfelelés szempontjából minimum aggályos lehet.
Megoldás:
A StaffManagerrel biztosítható az adatok GDPR-nak megfelelő biztonságos tárolása és védelme. Mindenki csak a rá tartozó adatokat látja, így személyes adatok nem kerülhetnek illetéktelen kézbe.
8. Lemarad a cég a digitalizációban
Probléma:
Az ipar digitális átalakulása nagy léptekkel halad előre. Azok a vállalatok, amik nem tartanak lépést ezzel, óhatatlanul lemaradnak versenytársaik mellett.
Megoldás:
A Staff Manager segíthet a digitalizációs lemaradás behozatalában. A transzparens információáramlásnak köszönhetően javul a kapacitástervezés, hatékonyabb a döntéstámogatás és a költségallokáció, egyszerűbben visszakövethetőek az adatok.
A DSS StaffManager megoldásról itt talál egy rövid összefoglalót.
Szeretne többet megtudni arról, hogyan segíthet a DSS StaffManager a vállalati munkaerő-tervezés hatékonyabbá tételében? Miért ne beszélgessünk erről egy jó kávé mellett?
