8 Zeichen, die darauf Hinweisen, dass Sie eine Software zur Kapazitätsplanung und Zeiterfassung benötigen

Haben Sie sich in der Schichtplanung verirrt? Sie sind sich nicht sicher, welche Ihrer Mitarbeiter im Urlaub sind und ob genügend geschulte Mitarbeiter in der Produktion sind? Müssen Sie Daten aus mehreren verschiedenen Systemen abrufen? Wenn Sie eine dieser Fragen mit „Ja“ beantworten können, dann brauchen Sie eine Software für Kapazitätsplanung und Zeiterfassung. In diesem Blogbeitrag, der in Zusammenarbeit mit Bosch Rexroth entstanden ist, zeigen wir Ihnen, auf welche Anzeichen Sie achten sollten und was Sie tun können, um Ihre Personalplanung zu digitalisieren und zu optimieren.

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Was ist eine Software zur Kapazitätsplanung und Zeiterfassung?

Eine digitale Plattform, um Personalressourcen transparent und an einem Ort zu verwalten. Sie verbindet verschiedene Bereiche der Personalverwaltung, wie Schichtplanung, Kompetenzmanagement und Anwesenheitsdaten. Die Software spart Zeit durch die Automatisierung von Aufgaben, die zuvor manuell erledigt wurden, und erleichtert die Berichterstattung. Sie trägt auch dazu bei, die Produktivität am Arbeitsplatz sowie die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter zu erhöhen.

Eine solche, speziell für den industriellen Einsatz entwickelte Lösung ist DSS StaffManager, der gemeinsam von DSS Consulting und Bosch Rexroth entwickelt wurde.

Wie erkennen Sie, dass Sie eine Workforce-Management-Software benötigen?

Wenn manuelle HR-Prozesse Sie mehr Zeit und Geld kosten, als Sie mit Software einsparen können, ist es an der Zeit, auf eine digitale Lösung umzusteigen. Was sind die Zeichen?

1. Überlastetes Personal

Symptom:

Die manuelle Personaleinsatzplanung bürdet den dafür zuständigen Kollegen eine Menge Verantwortung und Aufgaben auf, die oft nur schwer zu bewältigen sind. Dies ist nicht nur für die Personalabteilung, sondern auch für die Schichtleiter und die Mitarbeiter am Fließband eine Belastung, die die Produktivität verringert und die Arbeitsmoral senkt.

Die Lösung:

Mit Staff Manager können Sie Zeit sparen, die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter verringern und die Produktivität steigern.

2. Manuelle Berichterstattung

Symptom:

Wenn Sie immer noch manuell Daten zum Personaleinsatz für verschiedene Berichte sammeln, verschwenden Sie Zeit und Mühe.

Die Lösung:

Mit StaffManager können Sie die Datenerfassung automatisieren, damit Ihr Team mehr Zeit für andere Aufgaben hat. Die von StaffManager generierten Daten können problemlos zur Erstellung von On-Demand-Berichten mit Microsoft Power BI verwendet werden.

3. Die Kompetenzen der Arbeitskräfte sind unklar, was die Schichtplanung erschwert

Symptom:

Industrieunternehmen sehen sich häufig mit der Anforderung konfrontiert, sicherzustellen, dass sie über die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten für bestimmte Aufgaben verfügen. Das Fehlen der erforderlichen Kompetenzen, das Ablaufen von Qualifikationen oder ein Mangel an beruflicher Bildung kann zu ernsthaften Hindernissen in den Arbeitsabläufen führen und Produktivität und Qualität beeinträchtigen. Die manuelle Überwachung von Kompetenzen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig und liefert keine aktuellen Informationen.

 Die Lösung:

Mit der kompetenzbasierten Personaleinsatzplanung von StaffManager können Unternehmen die Kompetenzen ihrer Mitarbeiter im Voraus festlegen und so sicherstellen, dass alle Aufgaben von Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten und Kenntnissen ausgeführt werden. Das System verwaltet auch Kompetenzsets und ermöglicht so ein konsistentes und satzweises Kompetenzmanagement.

Bei der Schichtplanung und beim Check-in überprüft StaffManager die Kompetenzen der Mitarbeiter unter Berücksichtigung des Ablaufs von Qualifikationen und sendet eine Warnung, wenn eine notwendige Fortbildung fällig ist. Darüber hinaus hilft eine planbare, automatische Kompetenzreduzierung dabei, den Überblick über die Kompetenzen zu behalten, so dass das Unternehmen immer über den aktuellen Kenntnisstand seiner Mitarbeiter informiert ist.

4. Vermeidbare menschliche Fehler

Symptom:

Die manuelle Datenerfassung und -aktualisierung führt unweigerlich zu Fehlern wie doppelten oder ungenauen Daten, die z. B. bei der Kostenzuweisung am Monatsende Probleme verursachen können.

 Die Lösung:

StaffManager (integriert mit einem Zugangskartensystem) erfasst die Arbeitszeitdaten automatisch, wodurch Fehler und Ungenauigkeiten durch manuelle Dateneingabe vermieden werden.

5.  Probleme mit der Integration und Benutzerauthentifizierung

Symptom:

Personalleiter und Personalexperten in Industrieunternehmen sehen sich häufig mit Integrationsproblemen konfrontiert, wenn sie versuchen, die Verwaltung der Humanressourcen mit dem Rest des Unternehmens in Einklang zu bringen. Dieses Symptom wird besonders akut, wenn der Datenfluss zwischen verschiedenen Systemen behindert wird oder wenn die Verwaltung der Benutzerrechte nicht transparent und genau genug ist. Integrationsschwierigkeiten können zu Störungen im Berichtswesen und in der Datenverwaltung führen, während die Unklarheit über die Benutzerrechte ein Sicherheitsrisiko darstellen und einen reibungslosen Arbeitsablauf verhindern kann.

Die Lösung:

StaffManager offers a unique approach to addressing integration and autentication challenges. With options for both active and passive integration, the software integrates seamlessly with existing enterprise management systems, ensuring a smooth flow of data and accurate management of information. Active Directory authentication and flexibly customizable user privileges provide clarity of responsibilities between users, enhancing data security and supporting efficient workflows.

6. Ein Qualitätsaudit stellt eine große Herausforderung dar

Symptom:

Industrieunternehmen, insbesondere solche, die nach ISO 9001, IATF 16949 und anderen Qualitätsmanagementsystemen arbeiten, unterliegen strengen Auditanforderungen. Der erfolgreiche Abschluss von Qualitätsaudits ist der Schlüssel zur Einhaltung von Normen, zur Erhaltung der Kundenzufriedenheit und zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt. Die Herausforderung liegt in der Notwendigkeit, bei Audits genaue, umfassende und nachvollziehbare Daten zu dokumentieren, die sich auf Aktivitäten beziehen können, die Jahre zurückliegen. Manuelle Aufzeichnungen und Schwachstellen in den Datenverwaltungssystemen machen es den Unternehmen oft schwer, bei Audits die kontinuierliche Einhaltung der Qualitätsmanagementprozesse nachzuweisen.

Die Lösung:

StaffManager wurde speziell entwickelt, um Industrieunternehmen bei der Einhaltung von Qualitätsaudits, einschließlich ISO 9001, IATF 16949 und anderen Normen, zu unterstützen. Die Rückverfolgbarkeitsfunktion des Systems ermöglicht es Unternehmen, alle Daten in Bezug auf Personal, Zeit, Projektmanagement und andere relevante Aktivitäten genau zu dokumentieren und zu archivieren. So können die Daten auch noch Jahre später abgerufen und analysiert werden, was die Vorbereitung und den erfolgreichen Abschluss von Qualitätsaudits erleichtert.

7. Unzureichender Schutz von personenbezogenen Daten

Symptom:

Ein schwerwiegender Nachteil der manuellen oder Excel-basierten Zeiterfassung ist, dass sie keinen angemessenen Schutz personenbezogener Daten gewährleistet, da jeder auf alle Arten von Daten zugreifen kann, was im Hinblick auf die Einhaltung der DSGVO Anlass zur Sorge geben kann.

Die Lösung:

Mit StaffManager können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten sicher gespeichert und in Übereinstimmung mit der DSGVO geschützt sind. Jeder sieht nur die Daten, die ihn betreffen, so dass personenbezogene Daten nicht in die falschen Hände geraten können.

8. Das Unternehmen fällt bei der Digitalisierung zurück

Symptom:

Die digitale Transformation der Industrie schreitet in rasantem Tempo voran. Unternehmen, die nicht mithalten können, werden von ihren Konkurrenten überholt.

Die Lösung:

Staff Manager kann helfen, das Digitalisierungsdefizit zu verringern. Der transparente Informationsfluss verbessert die Kapazitätsplanung, unterstützt die Entscheidungsfindung und Kostenzuweisung und macht Daten leichter nachvollziehbar.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie DSS StaffManager Ihnen bei der Personalplanung helfen kann? Warum besprechen wir das nicht bei einer guten Tasse Kaffee?