Adatvédelmi nyilvántartás: személyes adatok hét lakat alatt

Nemrég (január 28-án) volt az adatvédelem nemzetközi napja, amelynek célja, hogy az emberek tájékozódjanak a különböző adatvédelmi szabályokról, kapcsolódó jogaikról, és ne törődjenek bele a személyes adataikat sértő tevékenységekbe.

Előző blogposztunkban az adat-anonimizálásról volt szó, most az adatvédelmi nyilvántartás fontosságát járjuk körül.

Milyen célt szolgál az adatvédelmi nyilvántartás?

Az adatvédelmi nyilvántartásban egy adott cég, intézmény vagy szervezet rögzíti, hogy milyen személyes adatokat gyűjt, tárol, és hogyan használja fel azokat.

Mi az adatvédelmi nyilvántartás jelentősége?

Az adatvédelmi nyilvántartás létrehozása az Európai Unió által 2018. május 25-én életbe léptetett adatvédelmi rendelet (közismert nevén a GDPR) előírása, amelynek célja, hogy növelje az emberek személyes adatainak védelmét és azok jogainak érvényesítését.

Milyen szervezetek, cégek kell, hogy adatvédelmi nyilvántartást vezessenek?

Általánosságban minden cég vagy szervezet, amely személyes adatokat kezel, kell, hogy rendelkezzen adatvédelmi nyilvántartással. A kevés személyes adatot kezelő vállalatok számára ez viszonylag egyszerűen, akár egy Excel-táblában is megoldható – bár ahogy nő a kezelt személyes adatok száma, egy ilyen kezdetleges rendszerben úgy válik egyre nehézkesebbé az adatnyilvántartás.

A kihívások akkor jelentkeznek igazán, amikor egy szervezet vagy cég nagy mennyiségű személyes adatot kezel, akár egyszerre több adatbázisban. Ezek jellemzően bankok, biztosítók, telekommunikációs vagy kiskereskedelmi cégek, akár nagyobb forgalmú webáruházak is lehetnek.

Milyen funkciókat kell ellátnia egy jól működő adatvédelmi nyilvántartásnak?

Az adatvédelmi nyilvántartásban rögzíteni kell, hogy mely személyes adatokat gyűjtenek, milyen célból és milyen jogalapot használnak fel a gyűjtésre. Rögzíteni kell továbbá, hogy milyen biztonsági intézkedéseket alkalmaznak az adatok védelme érdekében, valamint, hogy milyen jogok állnak rendelkezésre az embereknek az adataik kezelése kapcsán. Például, az érintetteknek joguk van tudni, hogy az adataikat hogyan használják fel, és joguk van a tárolt adataik törlésére vagy módosítására.

A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a kezelő nevét, címét, a kapcsolattartó nevét, valamint az adatkezelési tevékenységek részletes leírását. Az adatkezelési tevékenységeknek tartalmazniuk kell a gyűjtött adatok típusát, a gyűjtés célját, a jogalapot, az adatok tárolásának időtartamát, valamint az adatokhoz való hozzáférés szabályait.

Az adatvédelmi nyilvántartás létrehozásának és fenntartásának fontos része a kockázatértékelés is, amelynek célja, hogy azonosítsuk a lehetséges adatvédelmi kockázatokat, és hogy meghatározzuk a szükséges biztonsági intézkedéseket az adatok védelmére.

Mindezek a követelmények, legalábbis a nagy mennyiségű személyes adatot kezelő szervezetek esetében, alátámasztják egy egységes, az alapfunkciók mellett több hasznos kiegészítő funkcióval ellátott adatvédelmi nyilvántartó rendszer szükségességét.

A megoldás: GDPRoofed

Bár többféle adatvédelmi nyilvántartó rendszer van jelen a piacon, mi most szeretnénk kiemelni saját fejlesztésű megoldásunk, a GDPRoofed előnyeit, amely

• teljeskörű funkcionalitással rendelkezik a GDPR-megfelelés elérése és fenntartása érdekében;
• könnyen használható: azonnal használatba vehető (nem igényel hosszas telepítést és oktatást), könnyen átlátható, és például többcéges struktúrák (pl. anyavállalat és leányvállalatok) adatvédelmi nyilvántartásait is képes kezelni, valamint
• automatizmusokkal és riportokkal támogatja a felhasználók munkáját: ilyen például a folyamatos és automatikus jogszabálykövetés.

A GDPRoofed így automatizált megoldást nyújt a GDPR rendelkezéseinek való megfelelés érdekében – nemcsak egyszeri, hanem folyamatos megfelelést biztosítva.

További információkért olvassa el a GDPRoofed rövid ismertetőjét vagy látogassa meg a GDPRoofed weboldalát!